Pour un client de Bricolux, les commandes arrivent en PDF, sans liaison entre les plateformes. Même avec l'OCR, il faut encore encoder chaque commande et choisir la bonne adresse de livraison parmi plusieurs centaines.
04 / Bricolux · Manus + Codex + Mercator
500 commandes PDF, prêtes pour Mercator.
Chez Bricolux, des commandes reçues en PDF par e-mail sont transformées en fichiers XML pour Mercator. Les adresses de livraison sont fiabilisées et les commandes vérifiées avant l'import.
500 commandes importées en quelques instants après vérificationLire le retour d'expérience sur LinkedIn ↗
Manus aide à retrouver les noms officiels et les adresses complètes. Codex rapproche les adresses des PDF de celles de l'ERP, puis transforme les PDF reçus par e-mail en XML importable. Un tableau de contrôle est mis en place avec Agilux, l'intégrateur Mercator.
Après vérification, les 500 commandes ont été importées en quelques instants. Leur encodage aurait demandé plusieurs jours avec l'OCR, et environ une semaine à la main. Ce résultat repose sur un travail de préparation en amont.
500 commandes en PDF à encoder en urgence.
Chez Bricolux, la majorité de nos clients commandent en ligne. Mais pour un client, les commandes arrivent toujours en PDF, sans liaison entre nos plateformes. Avec 500 commandes à encoder en urgence, cela représentait plusieurs jours de travail, même avec l'OCR.
L'OCR aidait à récupérer le contenu, mais il fallait encore encoder chaque commande dans notre système et sélectionner la bonne adresse de livraison parmi plusieurs centaines. Avant d'automatiser, il fallait donc fiabiliser les adresses.
D'abord, remettre les adresses en ordre.
Au fil des années, notre ERP avait accumulé des doublons, des noms différents pour un même établissement et des adresses incomplètes. Automatiser l'encodage ne suffisait pas : il fallait pouvoir retrouver la bonne destination pour chaque commande.
Avec Manus, efficace pour les recherches en masse sur Internet, j'ai retrouvé les noms officiels et les adresses complètes. Codex m'a ensuite aidé à faire correspondre les adresses des PDF avec celles de notre ERP, même lorsque leur formulation différait.
Des PDF reçus par e-mail aux fichiers XML.
Puis j'ai demandé à Codex de récupérer les PDF reçus par e-mail et de les transformer en fichiers XML importables dans Mercator. Les commandes pouvaient ainsi être préparées pour l'import dans notre ERP, sans devoir les réencoder une par une.
Avec Agilux, notre intégrateur Mercator, nous avons mis en place un tableau de contrôle pour vérifier les commandes avant l'import. La vérification reste donc une étape du processus, avant l'entrée des commandes dans Mercator.
Quelques instants pour l'import, après vérification.
Résultat : après vérification, les 500 commandes ont été importées en quelques instants. Leur encodage aurait demandé plusieurs jours avec l'OCR, et environ une semaine à la main.
Ce gain a demandé du travail en amont. Mais le processus est désormais en place pour les prochaines commandes. C'est l'approche que je développe avec XC Management : partir d'un problème concret, fiabiliser les données et automatiser ce qui prend trop de temps.
Fiabiliser les données avant d'automatiser.
Doublons, noms différents pour un même établissement et adresses incomplètes : le premier chantier était la qualité des données. Une fois cette base fiabilisée, le processus a été mis en place pour les prochaines commandes.
01
Retrouver les noms officiels et les adresses complètes avec Manus, puis rapprocher les formulations différentes avec Codex.
02
Transformer les PDF reçus par e-mail en fichiers XML compatibles avec Mercator pour éviter le réencodage de chaque commande.
03
Vérifier les commandes dans le tableau de contrôle conçu avec Agilux avant de déclencher leur import dans l'ERP.
04
Investir du temps dans la préparation pour disposer d'un processus réutilisable sur les prochaines commandes.